DB3206/T 1103-2025 政务信息化项目档案管理和验收规范
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- 标准类型：综合地方标准
- 标准语言：中文版
- 文件类型：PDF文档
- 更新时间：2025-05-24
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资料介绍
南通市政务信息化项目档案管理和验收规范总结
一、适用范围与框架
- 适用范围：南通市新建、改建、扩建的政务信息化项目，其他信息化项目可参照执行。
- 标准框架：涵盖项目文件管理、档案管理、验收、移交全流程，包括8个章节及3个规范性附录。
二、核心术语与责任主体
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关键术语：
- 政务信息化项目：政府投资/联合建设/购买服务的信息化项目，支撑政府职能。
- 建设单位：项目总负责方；参建单位：设计、承建、监理等合作方。
- 项目档案：经鉴定归档的项目文件，含电子档案。
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责任划分：
- 建设单位负总责，参建单位配合；档案局、档案馆监督指导。
三、基本管理要求
- 同步管理：档案工作与项目建设同步，纳入计划、合同、岗位责任。
- 资源保障：配备人员、经费、设施（如防火防潮库房）。
- 全程控制：从文件形成到移交全流程规范，确保档案真实、完整、安全。
- 电子档案：符合GB/T 18894，数字化加工需签订保密协议。
四、项目文件管理规范
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形成与收集：
- 文件需格式规范、原件归档，关键节点（隐蔽工程、安全事故）记录音视频。
- 按附录A归档范围收集，建设单位汇总，参建单位提交过程文件。
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整理与归档：
- 分类：按阶段、专业、内容分类，保持逻辑扩展性。
- 组卷：按标段、合同组卷，独立成册文件保持原貌（如合同、图纸）。
- 编目：档号结构为
全宗号-档案门类·项目号-保管期限-案卷号，永久/定期（30年/10年）。 - 装订：可整卷或按件装订，图纸加盖档号章，超幅面文件叠装。
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归档流程：
- 分阶段归档（立项批复后、中标后、验收后等）。
- 实施/监理文件需经自检、监理审核、建设单位审查后移交。
五、项目档案管理细则
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整理与数字化：
- 制定分类方案，案卷按主题、时间排列，建立管理卷（含交接清册）。
- 永久/长期纸质档案需数字化，符合DA/T 31，外包时签订保密协议。
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保管与利用：
- 库房符合“八防”要求，定期检查；利用需审批，编制编研材料（如大事记）。
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电子档案：元数据、格式、存储符合GB/T 18894，备份三套（封存、利用、异地）。
六、档案验收流程
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验收条件：
- 项目完工并试运行，档案整理完成，监理审核通过，建设单位自检合格。
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申请与组织：
- 建设单位提交附录B申请表，档案局10个工作日内答复，组建3人以上验收组（含档案/信息化专家）。
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验收内容：
- 首次会、现场检查、档案审查、内部会议、末次会；结论分为通过、整改后通过、不通过。
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整改要求：
- 未通过需30日内整改；基本通过需在最终验收前完善。
七、档案移交规范
- 移交时间：竣工验收后3个月内移交全套档案（含电子、实物）。
- 手续：填写交接清册，双方签字；电子档案按DA/T 93操作。
- 特殊情形：停缓建项目档案由建设单位保存，撤销时移交主管部门。
八、附录与引用标准
- 附录A：明确6大类文件归档范围及保管期限（如合同永久，招标文件30年）。
- 附录B/C：规范验收申请/报告格式，需双面打印、手工签字。
- 引用标准：涉及28项国标/行标，覆盖档案管理、数字化、验收各环节。
九、核心亮点
- 全流程控制：覆盖立项至移交，强调同步管理。
- 责任明确：建设单位统筹，参建单位分段负责。
- 技术细节：档号结构、组卷规则、电子档案要求具体可操作。
- 安全合规：强调保密协议、库房安全、数据备份。
十、实施意义
该标准通过系统化、标准化的档案管理，确保政务信息化项目档案的合规性与可利用性，为政府信息化项目的审计、运维及历史追溯提供可靠依据。