DB13/T 2295-2025 行政许可电子档案管理规范

　　ICS

　　03.080.01 03.080.01

　　CCS

　　A 12 13

　　河北省地方标准

　　DB 13/T 2295—2025

　　代替 DB 13/T 2295-2015

　　行政许可电子档案管理规范

　　2025 - 05 - 27发布

　　2025 - 06 - 03实施

　　河北省市场监督管理局 发布

　　DB 13/T 2295—2025

　　I

　　前言

　　本文件按照GB/T1.1-2020给出的规则起草。

　　文件代替DB 13/T 2295—2015《行政许可电子档案管理规范》，与DB 13/T 2295—2015相比，除了结构调整和编辑改动外，主要技术变化如下：

　　a)修改了总则内容，完善了原则和建设。

　　b)修改了归档要求，增加了归档整理和电子档案的收集与整理内容。

　　c)修改了保管期限，增加了保管期限和追溯年限内容。

　　d)修改了归档格式，增加了电子档案归档格式和归档方式内容。

　　e)增加了档案移交方式内容。

　　f)增加了档案服务的内容。

　　g)删除了电子档案归档表格。

　　请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

　　本文件由河北省数据和政务服务局提出并归口。

　　本文件起草单位：河北省市场监督管理局技术评价中心、河北省政务服务中心、河北工业职业技术大学、中国移动通信集团河北有限公司。

　　本文件主要起草人：张再永、贾冰洋、郑倩、房丽娟、赵悦、吕捷、贾佩佩、王承志、白雪飞、于爱华、杨舟、张兵、于曼、邸天宇、焦玉蓉。

　　本文件及所代替文件的历次版本发布情况为：

　　-----2015年首次发布为DB 13/T 2295—2015。

　　-----本次为第一次修订。

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　　行政许可电子档案管理规范 行政许可电子档案管理规范 行政许可电子档案管理规范 行政许可电子档案管理规范 行政许可电子档案管理规范

　　1 范围

　　本文件规定了行政许可电子档案的术语和定义、总则、元数据、归档、整理、保管和利用。

　　本文件适用于河北省行政许可过程中形成的电子档案的管理。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　GB/T 18894 电子文件归档与电子档案管理规范

　　GB/T 20988 信息安全技术 信息系统灾难恢复规范

　　DA/T 18 档案著录规则

　　3 术语和定义

　　下列术语和定义适用于本文件。

　　行政许可电子档案

　　在行政许可过程中形成的具有凭证、查考价值，对国家以及社会具有保存价值，并归档保存的电子文件及相关的元数据。

　　电子文件

　　在履行职责过程中通过行政许可办理系统形成、办理、传输和存储的数字格式的信息记录，由内容、结构、背景等组成的电子文件。

　　元数据

　　描述组成行政许可电子档案和电子文件的内容、背景、结构及其管理过程的数据。

　　归档

　　把行政许可电子档案集中下载到可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。

　　迁移

　　将源系统中的行政许可电子档案向目的系统进行转移存储的方法与过程。

　　4 总则 档案管理应遵循统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控的原则。 应加强行政许可电子档案在“河北省一体化政务服务平台”的数据归集和系统归档，积极推进电子档案管理信息系统建设。 应做好行政许可电子档案形成、办理、归档和保管、利用、移交等工作。

　　5 元数据管理 元数据内容

　　5.1.1 元数据内容包括背景结构信息和管理过程信息。

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　　5.1.2 行政许可电子档案归档的生成日期，软、硬件技术环境，相关软件、版本，数据类型，格式。

　　5.1.3 行政许可电子档案处理过程中相互衔接的各类责任者(如收件人、经办人、审核人、签发人等)以及办理结果。

　　5.1.4 行政许可电子档案处理过程中产生的责任凭证信息(批示、签名、印章、代码等)。

　　5.1.5 行政许可电子档案传递、交接过程中的其他标识。 元数据结构

　　5.2.1 背景结构信息

　　背景结构信息主要为形成部门、完成日期、通讯地址、联系电话、联系人、硬件环境、操作系统、操作系统版本、数据库系统、数据库系统版本、相关软件、相关软件版本、字节数等内容。

　　5.2.2 管理过程信息

　　管理过程信息主要为岗位序号、岗位名称、责任人、接收日期、办理结果、结束日期、凭证信息、其他标志等内容。

　　6 归档 归档要求

　　6.1.1 一般以办件为基本单位进行归档整理，行政许可电子档案元数据和以数据共享形式调用的电子证照等电子文件及其元数据应当与该办件办理材料一并归档。联合办理的，相关机构应当按照各自职责做好行政许可电子档案归档工作。

　　6.1.2 行政许可电子档案的收集与整理包括了对各种形式的数字信息的收集、整理、分类、编目等，注意信息的完整性、准确性、可靠性，保证长期可用性和安全性，确保规范性和可管理性。

　　6.1.3 归档行政许可电子档案应由各级电子档案形成的主办部门根据本规范整理内容进行预整理并进行登记，由负责人签署审核意见后，移交给相应管理部门实行集中统一管理。

　　6.1.4 行政许可电子档案可选择至少两种符合长期安全管理要求的存储介质，以在线方式和离线方式保存完整数据。

　　6.1.5 存储介质上应贴有标签，标签上应注明载体序号、全宗号、类别号、密级、保管期限、存入日期等，归档后的载体应设置成禁止写操作的状态。 保管期限

　　6.2.1 行政许可电子档案的保管期限应与相应的纸质档案保管期限一致。应当依据相关文件以及部门行政权力清单、责任清单等确定本单位行政许可电子档案归档范围和档案保管期限，并纳入文件材料归档范围和档案保管期限表进行管理。

　　6.2.2 行政许可电子档案中的元数据保管期限应当与其内容信息的保管期限一致。

　　6.2.3 行政许可电子档案保管期限应不低于行政管理、诉讼、审计等活动所需的追溯年限。 归档格式

　　6.3.1 行政许可电子档案归档格式应当符合国家有关标准规范要求，具备开放、不绑定软硬件、显示一致性、可转换、易于利用等特性，并且能够支持向长期保存格式转换。

　　6.3.2 行政许可电子档案应以通用格式形成、收集并归档，或在归档前转换为通用格式。版式文件格式应按照DA/T47—2009执行，可采用 PDF、PDF/A 格式。

　　6.3.3 行政许可电子档案以文本、位图文件形成的文书、科技、专业类电子文件应按GB/T 18894要求归档。 归档登记

　　6.4.1 纸介 行政许可电子档案登记表应与数字档案同时保存，保管期限一致。

　　6.4.2 行政许可电子档案登记表应制成电子表格，与电子文件一同保存，保管期限一致。 归档检测

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　　6.5.1 归档时，档案部门应组织对归档行政许可电子档案的技术检测工作，不应接收含有问题的电子文件。

　　6.5.2 归档技术检测工作内容包括：

　　a) 检查行政许可电子档案在软硬件环境下的可读性;

　　b) 检查行政许可电子档案内容与元数据是否完整;

　　c) 检查行政许可电子档案归档保存格式是否规范;

　　d) 检查行政许可电子档案及其存储介质有无受到计算机病毒感染等。

　　6.5.3 归档行政许可电子档案形成部门和档案部门均应认真、如实进行登记，一并归档保存。

　　6.5.4 归档检测合格的电子文件内容以及相应的元数据采用相应的技术手段固化保存。

　　7 整理 分类编号

　　7.1.1 行政许可电子档案分类应遵循行政许可业务管理文件的形成规律，结合电子档案管理的特点和要求，制定电子档案分类编号办法。

　　7.1.2 行政许可电子档案宜按照年度-问题-保管期限，或保管期限-问题-年度的分类方法进行分类。 编目

　　7.2.1 行政许可电子档案的整理、编目、排列应当反映行政许可管理文件材料的形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于电子档案的保管和利用。

　　7.2.2 行政许可电子档案应按照DA/T 18要求，建立规范的档案目录数据。所形成的档案目录数据应当与建立的数字档案相链接。

　　7.2.3 数字档案卷内文件材料依照分类要求按问题、时间或重要程度顺序排列。一般遵循以下排列原则：

　　a) 结论性文件在前，其他材料在后;

　　b) 上级文件在前，下级文件在后;

　　c) 文字在前,图形在后。

　　8 保管 载体管理

　　8.1.1 存储载体应存放在专用档案装具中，单片载体应装盒，竖立存放，避免挤压。

　　8.1.2 存储载体应作防写处理，避免擦、划、触摸记录涂层。

　　8.1.3 重要的档案应根据GB/T 20988GB/T 20988 GB/T 20988GB/T 20988 要求进行备份。

　　8.1.4 档案部门应每年组织一次检查，对保存满三年的行政许可电子档案的读取格式及其相应处理设备的更新情况进行检查并登记，如发现问题应及时迁移。 迁移

　　8.2.1 档案部门应具备相关保管条件，具有电子文件存储、迁移、备份等相应设施，采取科学、有效的管理措施和技术手段，维护数字档案的真实性、完整性和有效性。

　　8.2.2 数字档案迁移操作应在完整、准确和有保障的前提下进行，制定严密的迁移操作计划，及时进行登记。

　　8.2.3 由于技术与设备原因，必须更新复制的行政许可电子档案，在更新复制和补救新版后，原旧版或有问题的载体仍需保存3年。更新复制时，所有系统、载体介质上的相对应数据必须同步更新，并做好更新记录。

　　8.2.4 行政许可电子档案移交一般采用在线移交方式，不具备条件的可以采用离线移交方式。 鉴定销毁

　　8.3.1 按GB/T 18894规定进行鉴定销毁。

　　8.3.2 属于保密范围的行政许可电子档案，如信息储存在不可擦除载体上，应当采用物理或化学的

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　　方法连同储存载体一起销毁，并在网络中彻底清除。

　　8.3.3 销毁前应编制销毁清册，指定销毁人，并确认信息彻底销毁。

　　9 利用 档案服务

　　9.1.1 行政许可电子档案的利用与服务是数字档案管理的核心环节，包括了对数字档案的查询、检索、阅读、复制、传播等方面的管理和服务。

　　9.1.2 档案部门应当建立快捷、高效、准确服务的行政许可电子档案利用网络。档案人员应会同计算机系统管理人员设定查询归档数字档案的权限。

　　9.1.3 行政许可电子档案的提供利用范围一般仅限于其内容信息的开放利用，未经批准不得查阅其元数据等相关信息。

　　9.1.4 行政许可电子档案的利用应注意以下事项：封存保管载体不得外借使用;利用时应使用复制件;应严格遵守保密制度;对利用具有保密要求的行政许可电子档案时，必须符合国家或有关部门的保密规定;查阅或复制应在权限规定的范围之内，未经批准任何单位或个人不得擅自复制。

　　9.1.5 行政许可电子档案需要注重用户的需求和体验，提供个性化的服务和定制化的解决方案，提高用户满意度和服务质量。 档案开放

　　9.2.1 档案部门 应当按照档案开放要求和政府信息公开原则，定期开展行政许可电子档案开放鉴定与解密划控工作。

　　9.2.2 档案部门应当整合数据资源，建立开放行政许可电子档案数据库，定期开展信息开放服务。