DB14/T 3399-2025 社会保险电子档案管理规范

《社会保险电子档案管理规范》（DB 14/T 3399-2025）主要内容总结

​​1. 适用范围与规范性引用​​

• ​​范围​​：适用于山西省社会保险电子档案的全流程管理，涵盖收集、整理、检测归档、移交、保管和服务利用。
• ​​引用标准​​：整合了电子文件管理（GB/T 18894）、信息安全（GB/T 22239系列）、档案管理（DA/T系列）和社会保险业务档案（GB/T 31599、LD/T 03）等多项国家标准和行业规范。

​​2. 术语与定义​​

• ​​核心概念​​：
  • ​​电子档案​​：具有凭证、查考和保存价值的归档电子文件。
  • ​​元数据​​：描述电子档案内容、结构、背景及管理过程的数据。
• ​​其他术语​​：沿用DA/T 58-2014的定义。

​​3. 管理基本要求​​

• ​​管理原则​​：统一规划、全程管理、规范标准、高效利用、安全可控。
• ​​机构职责​​：
  • ​​业务经办部门​​：负责电子文件收集、整理、检测归档和移交。
  • ​​档案管理部门​​：制定归档范围、分类目录和保管期限表，管理保管与利用。
  • ​​信息化部门​​：建设电子档案管理系统并提供技术支持。
• ​​设施设备​​：需配备满足安全管理的设施（如在线存储设备）。
• ​​制度体系​​：建立全流程管理制度，确保档案的真实性、完整性、可用性和安全性。
• ​​系统要求​​：
  • 电子档案管理系统需符合GB/T 31914、GB/T 29194等标准，嵌入业务系统实现自动归档。
  • 采用权限管理、实名账号、信息安全技术保障安全。

​​4. 归档范围与流程​​

• ​​归档范围​​：
  • 依据GB/T 18894和GB/T 31599确定，包括电子文件及其元数据。
  • ​​元数据方案​​：规范性附录A详细规定了元数据实体（文件、业务、责任者、授权实体）及元素（必选/可选）。
• ​​收集​​：
  • 实时自动采集经办服务电子文件，整合数据共享平台信息和数字化文件（符合DA/T 31）。
• ​​整理​​：
  • 以“件”为单位按DA/T 22整理，建立纸质和机读目录。
• ​​检测归档​​：
  • 按DA/T 70检测真实性、完整性、可用性和安全性，依GB/T 31599-2015归档。
• ​​移交与接收​​：
  • 业务部门依《电子档案移交与接收办法》移交，档案部门按DA/T 93-2022接收。

​​5. 保管与服务利用​​

• ​​保管要求​​：
  • 符合信息安全等级保护标准（GB/T 22239等），配备在线存储设备。
  • 定期鉴定和销毁（依GB/T 31599-2015）。
• ​​服务利用​​：
  • 依法提供查询、制证和信息共享服务，避免重复提交材料。
  • 电子档案用于内部稽核和社保基金安全风险管理。

​​6. 附录与规范性内容​​

• ​​附录A（规范性）​​：
  • 定义社会保险电子档案元数据方案，包含4类实体（文件、业务、责任者、授权），共96项元数据元素。
  • 元数据约束性（必选/可选）和可重复性明确，捕获与应用遵循LD/T 03。
• ​​参考文献​​：
  • 包括《电子档案管理办法》《社会保险业务档案工作意见》等政策依据。

​​7. 技术与管理融合​​

• ​​技术整合​​：将电子文件管理嵌入业务系统，实现自动归档；元数据与电子文件同步管理。
• ​​安全控制​​：通过等级保护、数字签名、电子印章等技术确保档案安全。
• ​​流程优化​​：利用电子档案减少重复证明材料，提升经办效率。

​​总结​​：该标准构建了山西省社会保险电子档案的全生命周期管理体系，从制度、流程、技术三个维度规范电子档案管理，强调元数据的关键作用，并与现有国家标准紧密衔接，确保电子档案的合规性、安全性和服务效能。