DB3201/T 1243-2024 疾病预防控制机构业务档案管理规范
- 文件大小：1.14 MB
- 标准类型：综合地方标准
- 标准语言：中文版
- 文件类型：PDF文档
- 更新时间：2025-05-24
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资料介绍
以下是南京市地方标准DB3201/T 1243-2025《疾病预防控制机构业务档案管理规范》的主要内容总结：
一、适用范围
- 适用于南京市各级疾病预防控制机构（CDC）的业务档案管理，其他医疗卫生机构可参照执行。
- 涵盖突发公共卫生事件、疾病防控、健康危害监测、实验室检测、健康教育等六大类业务档案。
二、核心原则
- 集中统一管理：实行档案室或指定部门统一管理，确保档案真实、完整、安全。
- 同步管理：业务工作与档案管理同步部署、实施、发展。
- 信息化整合：将档案信息化纳入单位总体规划，实现电子档案与纸质档案一体化管理。
- 保密与合规：遵守《保密法》《个人信息保护法》等法律法规，严格管理涉密及敏感信息。
三、组织架构与职责
- 机构设置：
- 设立档案室或指定档案管理部门，配备专职/兼职人员。
- 业务科室需指定档案收集、整理责任人，形成覆盖全机构的档案管理网络。
- 管理职责：
- 制定档案管理制度并备案。
- 监督业务文件形成、归档流程。
- 定期开展档案鉴定、销毁、开发利用及信息化工作。
- 接受上级档案主管部门监督。
四、业务文件管理流程
（一）形成与收集
- 归档范围：
- 涵盖突发公共卫生事件处置、疾病监测、实验室检测等业务活动中形成的文件（附录B详细列出6大类、66项归档内容）。
- 保管期限：
- 分永久、30年、10年三级，按文件重要性划分（如疫情统计年报永久保存，月报保存10年）。
（二）整理与归档
- 整理规则：
- 按“年度-保管期限”分类，以“件”为单位整理（如月度疫情报表为一件）。
- 档号结构：全宗号-门类代码-年度-保管期限-机构代码-件号（如XXXX-YWTG-2024-D10-000-0001）。
- 归档要求：
- 纸质文件原则上归档原件，特殊情况需标注复制件与原件一致性。
- 次年6月底前完成归档，重大事件材料需即时归档。
（三）保管
- 库房需符合JGJ25标准，配备防火、防盗、温湿度调控等设施。
- 涉密档案单独存储于密码柜，定期检查库房安全并记录。
五、档案鉴定与销毁
- 鉴定流程：
- 成立由分管领导、业务科室、档案部门组成的鉴定小组。
- 对到期档案进行价值评估，需延长保管的重新标注期限。
- 销毁要求：
- 编制销毁清册，经审批后由专人监销，涉密档案按国家保密规定处理。
六、利用与移交
- 利用规范：
- 分级设置查阅权限，履行审批登记手续。
- 开发档案编研成果（如疫情分析汇编、年鉴等）。
- 移交进馆：
- 定期向同级国家综合档案馆移交档案，移交前完成密级变更及开放审核。
七、电子档案管理
- 基本要求：
- 电子档案需符合GB/T 18894标准，元数据按DA/T 46采集。
- 业务系统需具备归档功能，与电子档案管理系统对接。
- 全流程管理：
- 收集：实时或定期（次年6月前）归档，禁止使用非开放格式。
- 保管：采用三套备份（在线+两套离线），重要数据异地备份。
- 销毁：彻底删除数据并记录操作信息。
- 系统建设：
- 电子档案管理系统需满足GB/T 29194/39784功能要求，支持检索、利用、备份等功能。
八、附录与补充
- 附录A：业务档案分类方案，划分6大门类（如突发公共卫生事件类代码YWTG），明确档号编制规则。
- 附录B：详细列出业务文件归档范围及保管期限表，区分“重要”与“一般”文件（如重大疫情处置材料永久保存，一般培训材料保存10年）。
九、实施与监督
- 标准自2025年3月17日起实施，由南京市卫健委归口管理。
- 档案部门需定期统计档案管理情况，制定应急预案，接受主管部门检查。
关键词：集中管理、电子化同步、保管期限分级、全流程控制、三套备份、密级管理。