《缺陷消费品档案管理工作规范》(DB53/T 1412-2025)主要内容总结

一、标准概述

该标准由云南省产品质量监督检验研究院提出，云南省市场监督管理局归口，规定了缺陷消费品档案管理工作的术语定义、总体要求、档案内容、职责分工以及档案管理的全流程要求，适用于云南省消费品召回管理工作的档案管理。

二、核心内容

1. 术语与定义

• 引用了GB/T 34400、GB/T 43387、DA/T 1和DA/T 22等标准中的术语定义
• 明确了缺陷消费品档案管理的专业术语体系

2. 总体要求

• 要求各部门按照职责分工配合推进档案管理工作
• 强调档案整理应遵循文件形成规律，保持文件间的有机联系
• 确保纸质文件和电子文件的一致性、对应性与统一性

3. 档案内容分类

• ​​缺陷消费品线索报送档案​​：包括消费者缺陷线索报告信息表、事故及危险报告信息表、境外召回报告信息表等
• ​​缺陷消费品召回工作档案​​：除线索报送档案内容外，还包括调查分析通知书、缺陷调查通知书等

4. 职责分工

• 缺陷消费品召回技术机构负责牵头档案工作，包括指导协调、日常监督、接收审核、收集整理、数字化等工作
• 要求配备专职档案管理人员

5. 档案管理全流程

(1) 档案收集

• ​​基本要求​​：材料应为原件，确保齐全完整、准确规范
• ​​收集渠道​​：监管部门、管理技术中心、生产企业、专家委员会等
• ​​收集方式​​：定向收集、定时收集、追踪收集

(2) 档案审核

• 对归档材料进行鉴别，填写《归档材料登记表》
• 对不符合要求的材料退回或要求补充完善

(3) 档案整理

• ​​基本要求​​：召回技术机构负责分类、编目、卷宗制作等工作
• ​​排序规则​​：按阶段顺序排列，同一阶段按形成先后顺序
• ​​编目规则​​：
  • 线索报送档案编号结构：消费品线索标识(CC)+消费品种类(2位)+受理单位(2位)+年代标识(4位)+顺序号(4位)
  • 召回工作档案编号结构：消费品召回标识(CR)+召回类型(1位)+消费品种类(2位)+受理单位(2位)+年代标识(4位)+顺序号(4位)

(4) 档案保管

• 保存期限不少于5年
• 建立出入库登记、定期盘库、定期整理、工作交接、安全管理等制度
• 规定了档案存放的具体方式和要求

(5) 档案查借阅

• 严格规定查借阅程序和要求，防止档案损坏或信息泄露
• 需填写《缺陷消费品线索报送/召回档案查借阅登记表》

(6) 档案转递

• 要求通过机要交换或专人送达，不得自行携带

(7) 档案数字化

• 要求在接收档案后6个月内完成数字化
• 详细规定了数字化加工安全和电子档案使用安全要求

6. 附录内容

标准包含11个规范性附录，提供了各类表格和代码表的样式，包括：

• 消费者缺陷线索报告信息表
• 事故及危险报告信息表(生产者和经营者)
• 境外召回报告信息表
• 调查分析通知书和缺陷调查通知书
• 归档材料登记表、备考表
• 消费品种类代码表、行政区划代码表
• 档案查借阅登记表

三、实施要点

1. ​​标准化操作​​：所有档案管理工作需严格按照标准规定的流程和要求执行
2. ​​安全保密​​：特别强调档案的安全管理和保密要求
3. ​​数字化导向​​：鼓励档案数字化，但需确保数字化过程的安全性和电子档案的使用安全
4. ​​责任明确​​：明确了各相关单位和人员的具体职责
5. ​​完整闭环​​：从档案收集到数字化的全流程闭环管理

该标准的实施将有助于规范云南省缺陷消费品召回档案管理工作，提高档案管理效率和质量，为消费品安全监管提供有力支撑。