DB37/T 4918.3-2025 政务信息化项目管理 第3部分：备案管理指南

　　山东省地方标准

　　DB37/T 4918.3—2025

　　政务信息化项目管理 第3部分：备案管理指南

　　Government information project management—Part3:Record management guidelines

　　目次

　　前言 ................................................................................. II

　　引言 ................................................................................ III

　　1 范围 ............................................................................... 1

　　2 规范性引用文件 ..................................................................... 1

　　3 术语和定义 ......................................................................... 1

　　4 备案流程 ........................................................................... 1

　　5 备案类型 ........................................................................... 1

　　6 备案内容 ........................................................................... 2

　　6.1 立项备案 ....................................................................... 2

　　6.2 变更备案 ....................................................................... 2

　　6.3 采购备案 ....................................................................... 2

　　6.4 验收备案 ....................................................................... 2

　　6.5 废止备案 ....................................................................... 2

　　6.6 绩效评价备案 ................................................................... 2

　　7 备案注意事项 ....................................................................... 3

　　附录A(资料性) 备案申请表 ........................................................... 4

　　附录B(资料性) 备案审查意见表 ....................................................... 5

　　DB37/T 4918.3—2025

　　II

　　前言

　　本文件按照GB/T 1.1—2020《标准化工作导则 第1部分：标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。

　　本文件是DB37/T 4918《政务信息化项目管理》的第3部分。DB37/T 4918已经发布了以下部分：

　　—— 第3部分：备案管理指南;

　　—— 第4部分：变更管理指南;

　　—— 第5部分：项目和系统编码。

　　请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。

　　本文件由山东省大数据局提出并组织实施。

　　本文件由山东省大数据标准化技术委员会归口。

　　DB37/T 4918.3—2025

　　III

　　引言

　　政务信息化项目管理系列标准为规范政务信息化项目管理，推动政务信息系统跨部门跨层级互联互通、信息共享和业务协同，强化政务信息系统应用绩效考核等工作提供指导，是实现政务信息化项目科学管理、保证政务信息系统有效运转的重要保障。《政务信息化项目管理》拟由七个部分构成。

　　—— 第1部分：总则。目的在于提供政务信息化项目管理总体指导。

　　—— 第2部分：立项管理指南。目的在于提供政务信息化项目立项管理流程建议，指导政务信息化项目立项管理工作。

　　—— 第3部分：备案管理指南。目的在于提供政务信息化项目备案流程建议，推进政务信息化项目全流程管理体系建设。

　　—— 第4部分：立项变更管理指南。目的在于为政府部门(单位)提供政务信息化项目立项变更的申请、审批、实施和监管的管理建议。

　　—— 第5部分：项目和系统编码。目的在于对政务信息化项目和系统进行规范编码，利用编码唯一性的特点将精细化管理落实到项目申报、审批、建设等全过程中。

　　—— 第6部分：验收管理规范。目的在于提供政务信息化项目验收申请、验收审核等方面的指导，保证项目建设质量，切实加强政务信息化项目验收管理。

　　—— 第7部分：绩效评价指南。目的在于提供绩效评价管理流程建议，指导项目的绩效评价管理工作。

　　2009年发布了DB37/T 1430—2009，确定了山东电子政务标准体系层次结构，明确了山东电子政务标准体系总分体系，为政务信息化项目标准编制提供了方向和指引。2021年发布了DB37/T 4392—2021、DB37/T 4393—2021，为政务信息化项目管理申报和验收两个关键环节的基本材料进行了规范指导，确保了申报、验收环节基本材料编制的统一性。

　　DB37/T 4918.3—2025

　　1

　　政务信息化项目管理 第3部分：备案管理指南

　　1 范围

　　本文件给出了政务信息化项目备案流程、类型、内容和注意事项。

　　本文件适用于指导政务信息化项目主管部门和建设单位开展项目备案管理工作。

　　2 规范性引用文件

　　下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中，注日期的引用文件，仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件，其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。

　　DB37/T 4392—2021 政务信息化项目 申报方案编制指南

　　3 术语和定义

　　DB37/T 4392—2021界定的以及下列术语和定义适用于本文件。

　　3.1

　　建设单位 responsibility department

　　政务信息化项目立项审批后，负责项目建设和管理的政府部门(单位)。

　　3.2

　　备案 record filing

　　项目全生命周期过程中，建设单位向项目主管部门报告项目事由，材料存案以备查考的过程。

　　注：

　　项目事由包括项目立项、项目变更、项目采购、项目验收、项目废止、项目绩效评价。

　　3.3

　　项目主管部门 project management department

　　对政务信息化项目履行管理和指导职能的政府部门(单位)。

　　4 备案流程

　　项目备案宜按照以下流程：

　　a)

　　申请。建设单位依照法律法规在规定时限内向项目主管部门提出备案申请，备案申请表见附录A;

　　b)

　　受理。项目主管部门在确认建设单位提交的材料准确齐全后，予以受理。提交材料不符合要求的，项目主管部门在3个工作日内一次性告知需要补齐、补正材料的全部内容和要求;

　　c)

　　审查。项目主管部门依据有关法律、法规，审查申请备案项目的备案材料，并在5个工作日内出具备案审查意见，备案审查意见表见附录B;

　　d)

　　备案。项目主管部门经备案审查符合规定要求的，予以备案，并通知申报备案的建设单位。

　　5 备案类型

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　　2

　　政务信息化项目主要包括以下六种备案类型：

　　a)

　　立项备案，在项目立项批复后，建设单位就项目立项事宜备案的过程;

　　b)

　　变更备案，项目立项批复后发生项目变更，建设单位就项目变更事宜备案的过程;

　　c)

　　采购备案，项目在签订正式采购合同后，建设单位就项目采购事宜备案的过程;

　　d)

　　验收备案，项目通过竣工验收之后，建设单位就项目验收事宜备案的过程;

　　e)

　　废止备案，项目在立项批复后，未能正常开展实施至竣工验收，建设单位就项目废止事宜备案的过程;

　　f)

　　绩效评价备案，项目在建设完成后，项目建设单位就项目建设过程绩效评价、自评价进行备案的过程。

　　6 备案内容

　　6.1 立项备案

　　立项备案材料宜包括以下内容：

　　a)

　　立项申报材料，包括项目建设申请表、建设方案、项目预算表等;

　　b)

　　立项批复文件。

　　6.2 变更备案

　　变更备案材料宜包括以下内容：

　　a)

　　项目变更说明，包括项目变更依据、变更内容、变更原因等内容;

　　b)

　　项目变更申请文件，包括项目变更申请表、项目变更方案;

　　c)

　　项目变更审批文件或备案意见。

　　6.3 采购备案

　　采购备案材料宜包括以下内容：

　　a)

　　招标文件;

　　b)

　　中标人/成交供应商投标文件;

　　c)

　　中标/成交通知书;

　　d)

　　合同文本。

　　6.4 验收备案

　　验收备案材料宜包括以下内容：

　　a)

　　项目验收材料，包括项目验收申请表、项目建设总结、验收方案等内容;

　　b)

　　验收意见。

　　6.5 废止备案

　　废止备案材料宜包括以下内容：

　　a)

　　建设单位提供的项目废止原因说明;

　　b)

　　项目材料，包括但不限于：项目情况总结、购置设备、软件清单等内容。

　　6.6 绩效评价备案

　　绩效评价备案材料宜包括以下内容：

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　　3

　　a)

　　项目过程绩效评价备案：包括项目建设过程绩效评价报告，包含建设进度和投资计划执行情况;

　　b)

　　自评价备案：包括项目建设自评价报告，包含建设进度、投资计划执行情况、试运行效果及遇到的问题等。

　　7 备案注意事项

　　政务信息化项目备案时，注意以下事项：

　　a)

　　项目主管部门宜制定项目备案管理制度，明确项目备案流程和备案要求，审核项目备案材料，对建设单位的备案工作实施监督管理。项目主管部门对超过规定时限未提交备案材料或备案材料不符合要求的，宜及时提醒并指导建设单位补正;

　　b)

　　建设单位宜按照备案管理规定，整理项目备案材料，主动向本级项目主管部门提交备案申请;

　　c)

　　由本级项目主管部门立项批复或变更审核的政务信息化项目，由本级项目主管部门进行立项备案或变更备案;

　　d)

　　由上级项目主管部门立项或变更审核的政务信息化项目，建设单位在项目审批后15个工作日内，向本级项目主管部门进行立项备案或变更备案;

　　e)

　　建设单位宜在签订正式采购合同5个工作日内或通过竣工验收15个工作日内，向本级项目主管部门提交采购备案申请或竣工验收备案申请;

　　f)

　　建设单位宜在项目建设完成后，对项目执行情况进行绩效评价，形成项目建设过程绩效评价报告;

　　g)

　　建设单位宜在项目通过验收并投入运行后12至24个月内，开展自评价，并将自评价报告备案至项目主管部门。

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　　4

　　附录A (资料性) 备案申请表

　　备案申请表模板见表A.1。

　　表

　　A.1 备案申请表

　　填报单位(公章)： 填报日期： 年 月 日

　　项目名称

　　备案类型

　　□立项 □变更 □采购 □验收 □废止 □绩效评价

　　建设规模

　　万元

　　资金来源

　　□省级财政资金: 万元

　　□市级财政资金: 万元

　　□其他资金: 万元

　　□ (名称)资金: 万元

　　基于网络

　　□电子政务外网公共服务域 □电子政务外网行政服务域 □互联网

　　□部门专网 □电子政务内网

　　质保期限

　　年

　　建设周期

　　个月

　　起止时间

　　项目负责人

　　联系方式

　　项目联系人

　　联系方式

　　项目主要

　　备案内容

　　(500字以内)

　　备案文件清单

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　　5

　　附录B (资料性) 备案审查意见表

　　备案审查意见表模板见表B.1。

　　表B.1 备案审查意见表

　　项目名称

　　备案类型

　　□立项 □变更 □采购 □验收 □废止 □绩效评价

　　审查依据

　　审查事项

　　审查意见

　　盖章(部门单位)：

　　时间： 年 月 日

　　备注