DB36/T 2141-2025 儿童福利机构儿童档案管理规范

儿童福利机构儿童档案管理规范（DB36/T 2141-2025）核心内容总结

​1. 适用范围​

• 适用于江西省内儿童福利机构对收留抚养儿童全生命周期档案的管理，涵盖入院、在院、离院三个阶段，涉及文字、图表、音像、电子数据等多载体档案。

​2. 基本原则​

• ​一人一档​：每位儿童建立独立档案，覆盖全生命周期。
• ​真实完整​：档案内容需真实反映事实，严禁伪造或篡改。
• ​隐私保护​：严格遵守儿童个人信息保护法规。
• ​动态管理​：定期更新档案信息，确保及时性。
• ​利用便捷​：分类整理，便于检索，严格执行保密制度。

​3. 档案分类​

按儿童入院情形分为五类：

• ​A类​：无法查明父母/监护人的儿童（如弃婴、打拐解救儿童）。
• ​B类​：父母死亡/宣告失踪且无其他监护人的儿童。
• ​C类​：父母无监护能力且无其他监护人的儿童。
• ​D类​：法院指定民政部门监护的儿童。
• ​E类​：特困儿童、解除收养等其他情形。

​4. 档案收集与归档​

• ​入院阶段​：
  • 共性材料：入院登记表、健康检查表、心理健康评估。
  • 个性材料：根据类别提供公安机关证明、法院判决书、委托监护协议等。
• ​在院阶段​：
  • 基本档案：户口本、残疾证、社保卡复印件。
  • 养育档案：成长记录、寄养协议、家庭走访记录。
  • 医疗档案：门诊病历、体检记录、疫苗接种记录。
  • 康复档案：康复评估表、训练计划、辅助器具适配报告。
  • 教育档案：教学计划、成绩单、心理辅导记录。
  • 社会工作档案：安置评估、收养评估报告等（符合MZ/T 167标准）。
• ​离院阶段​：
  • 监护恢复、收养证明、死亡证明、离院确认书等。
• ​特殊载体​：照片、音视频、实物等单独归档。

​5. 档案管理流程​

• ​编码规则​：按全宗号、门类代码、类别、姓名（身份证号）、年度、卷号编制唯一档号。
• ​归档要求​：
  • 按入院、在院、离院顺序整理，分类装订。
  • 电子档案需符合GB/T 18894等标准，与纸质档案同步管理。
  • 保管期限为永久。
• ​电子档案​：采用安全存储介质，格式需支持长期保存，定期备份于防磁柜。

​6. 档案利用与移交​

• ​利用条件​：监护人、司法机关、律师等需登记后查阅，禁止拍照或涂改。
• ​移交要求​：儿童转机构时档案随迁，移交清单归档；定期向国家档案馆移交。

​7. 监督与信息化​

• ​监督考核​：接受档案管理部门检查，问题及时整改。
• ​信息化建设​：推进电子档案系统建设，对接国家平台，确保数据共享与安全。

​8. 附录工具​

• 提供标准化表格模板，如：
  • ​入院登记表​（含健康检查、报案证明）。
  • ​康复评估表​（运动、认知、生活能力评估）。
  • ​收养申请登记表​（收养家庭信息、评估记录）。
  • ​离院确认书​（监护恢复、死亡等情形）。

​核心意义​

该规范通过系统化、标准化的档案管理，确保儿童福利机构在保护儿童权益、维护档案安全的基础上，实现全生命周期信息的可追溯与高效利用，为儿童成长和社会保障提供有力支持。