蒙古文档案整理规范(DB15/T 368-2025)主要内容总结

一、标准概述

该标准是内蒙古自治区地方标准，替代了2018年版的DB15/T 368，规定了蒙古文档案的整理原则和方法。适用于蒙古文文书类文件材料及报刊、广播电视节目文字材料等的整理。

二、主要修订内容

1. 更改和增加了规范性引用文件
2. 删除了术语"编目"，更改了"档案目录"的定义
3. 更改了蒙古文档案机读目录的编制要求
4. 更改了档号章和归档章式样，增加了归档章示例
5. 增加了蒙古文档案机读目录的式样

三、术语定义

1. ​​蒙古文文件材料​​：国家机构、社会组织及个人以蒙古文形成的信息记录
2. ​​蒙古文档案​​：对国家和社会有保存价值的蒙古文历史记录
3. ​​整理​​：对蒙古文档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和编目的过程
4. ​​档案目录​​：揭示档案内容与形式特征的条目组合，分为蒙汉对照的案卷目录和归档文件目录

四、收集要求

1. ​​收集范围​​：对社会有查考价值的蒙古文档案及译成蒙古文的各类档案
2. ​​收集要求​​：应齐全、完整、系统；字迹模糊或易褪变的应复制；已破损的应修裱

五、整理规范

1. 整理原则

• 遵循文件材料形成规律，保持有机联系
• 区分不同保管期限，便于保管利用
• 符合文档一体化管理要求
• 分类采用年度和保管期限两级分类

2. 整理方式

• 文书类档案采用按件整理
• 特定类型档案采用按卷整理，包括：
  • 反映同一问题的紧密联系文件
  • 蒙古文报刊、书籍的定稿和样刊
  • 蒙古语广播、电视节目文字材料
  • 蒙古语影视脚本
  • 教学、科研、艺术文件材料

3. 整理方法

• ​​件的构成​​：详细规定了何种情况作为一件处理
• ​​件内文件排序​​：规定了正文与附件、正本与定稿等的排列顺序
• ​​件的排列​​：按时间结合事由排列
• ​​电子文件命名​​：按档号命名

4. 编号规则

• ​​档号结构​​：
  • 按卷整理：全宗号--目录号(类别号)--案卷号
  • 按件整理：全宗号·档案门类代码·年度·保管期限代码·件号
• ​​加盖标识​​：
  • 按卷整理加盖档号章
    
  • 按件整理加盖归档章
    

六、装订与编目

1. ​​装订要求​​：分别规定了按卷和按件整理的装订标准
2. ​​编页要求​​：逐页编制页码，标注位置明确
3. ​​目录填写​​：
   • 按卷整理填写卷内文件目录
     
   • 按件整理填写归档文件目录
4. ​​备考表填写​​：分别规定了按卷和按件整理的填写要求

七、装盒要求

1. ​​档案盒规格​​：
   • 按卷整理档案盒式样
     
   • 按件整理档案盒式样
     
2. ​​填写要求​​：详细规定了盒脊各项内容的填写规范

八、目录编制

1. ​​案卷目录​​：按卷整理档案编制案卷目录
2. ​​归档文件目录​​：按件整理档案编制归档文件目录
3. ​​目录封面​​：分别规定了两种目录封面的填写要求
4. ​​机读目录​​：必须编制，数据格式按照附录E执行

九、附录内容

标准包含5个附录：

• 附录A：归档章、档号章式样
• 附录B：目录式样
• 附录C：档案盒式样
• 附录D：按件整理档案归档文件目录式样
• 附录E：蒙古文档案机读目录式样(规范性)

该标准全面规范了蒙古文档案从收集、整理到编目、装盒的全流程操作，特别强调了蒙古文档案的特殊处理要求，为内蒙古自治区蒙古文档案管理工作提供了详细的技术规范。